אמנם אלו זמנים לא ברורים, אבל פסטיבלי מוזיקה בהחלט התגלו כעסקים גדולים בשנים האחרונות, עם 32 מיליון משתתפים מדי שנה בארצות הברית לבדה. פסטיבלים הם סוג אירוע מצוין לחברות שרוצות לקבל חשיפה ולספק חוויה מדהימה לקהלי היעד שלהן. 

גלה כיצד לתכנן את הפסטיבל הטוב ביותר עבור הלקוחות שלך עם המדריך הפשוט הזה. כמו כן, חקור דרכים יצירתיות להגשים את החזון שלהם, הכינו רשימת תיוג משלכם לפסטיבל מוזיקה ולמד עוד על תוספות חשובות כמו קייטרינג.

איך לתכנן פסטיבל 

עקוב אחר רשימת התיוג הקלה הזו של פסטיבל מוזיקה והצעות לתכנון פסטיבל שירשים את הלקוחות שלך.

1. צור יעדים קונקרטיים ובחר את מדדי ה-KPI הנכונים עם הלקוחות שלך כדי לתכנן את הפסטיבל הטוב ביותר שאפשר.

לעשות "רשימת בדיקה לפסטיבל". שאל את הלקוחות שלך את השאלות האלה בפגישת הפתיחה שלך כדי לקבל תמונה ברורה של חזון הפסטיבל שלהם:

• מהם שלושת פסטיבלי המוזיקה המובילים, בעבר או בהווה, הדומים ביותר לאירוע האידיאלי שלך? אילו דברים אתה אוהב בפסטיבלים האלה ורוצה לכלול בעיצוב שלך? אילו דברים אתה לא אוהב בפסטיבלים האלה ורוצה להתרחק מהם?
• כשהמשתתפים שלך עוזבים את הפסטיבל, מה הם שני הדברים העיקריים שאתה רוצה שהם יגידו לחברים עליו למחרת?
• מדוע חשוב לך ולחברה שלך להקים פסטיבל מוזיקה במקום אירוע מסוג אחר? למה חשוב לעשות את זה עכשיו במקום מאוחר יותר בעתיד?

לאחר מכן, קבע את מדדי ה-KPI הטובים ביותר עבור מכירת הכרטיסים וחוויית המשתתפים שלהם. התחל עם אחד או יותר מה-KPI היעילים של פסטיבלי המוזיקה:

• בחר מעורבות במדיה חברתית עבור KPI של פסטיבל המוזיקה שלך אם הלקוחות שלך רוצים להגביר את הכוח הדיגיטלי שלהם ואת SEO.
• עבור עם מכירת כרטיסים כ-KPI העיקרי שלך כדי לעזור ללקוחות להגדיל את ההכנסה השנתית לטווח הקצר שלהם.
• בחר את סך כל חברי הקהילה הפעילים כדי להיות KPI מרכזי כדי להשיג את מטרת הלקוח שלך להגדיל את קשרי הלקוחות לטווח ארוך.

2. הבן את אילוצי התקציב:

למד היכן לבזבז או לחסוך את התקציב הקיים של הלקוח שלך מבלי להקריב את איכות האירועים.

בחר באירועים של יום אחד במקום בסופי שבוע שלמים של הפסטיבל אם זו הפעם הראשונה שלהם. הזמן אמנים חדשים שנפתחו עבור האמנים היקרים יותר ברשימת החלומות של הלקוח שלך. לגלח את ההוצאות השיווקיות באמצעות בדיקות אסטרטגיות של מודעות ובניית קהילה מקוונת במקום חומרי הדפסה או טקטיקות של שגריר מותג.

השקיעו במקום המושלם כדי לשפר את חווית המשתתפים ולהגדיר גרסאות עתידיות של האירוע להצלחה שכן רוב פסטיבלי המוזיקה שומרים על אותו מיקום לאורך כל קיומם.

3. צור ציר זמן לאירוע עבור הפסטיבל שלך:

התחילו לתכנן את האירוע שישה חודשים או יותר מראש. אבטח פריטי תמונה גדולה כמו יעדי פסטיבל, נושא ומוזיקאים שלושה עד שישה חודשים בחוץ. מיצוק פרטים כגון קייטרינג, אישורים ופעילויות נוספות חודש עד שלושה חודשים בחוץ. השאר משימות חשובות אך קטנות יותר וחד פעמיות כגון ארגון חניה והדפסת מפות פסטיבל עד לתום חודש אחד.

4. השג את הרישיון והביטוח הנכונים:

בדוק את דרישות ההיתר של העיר מכיוון שייתכן שיש יותר מאחד עבור מיקומך. שאל את המקום שלך אם הם מיועדים לבידור, תעשייתי או קמעונאי שכן זה יעשה את ההבדל בבחירת הרישיונות שלך. התייעץ תמיד עם עורך דין לפני רכישת ביטוח אירוע. תכנן לרכוש ביטוח המכסה תקריות הקשורות למזג האוויר עבור פסטיבלי מוזיקה בחוץ וכל פציעות אפשריות באתר עבור משתתפים, צוות או מבצעים.

5. זהה את הקהל שלך כדי לתכנן את הפסטיבל הטוב ביותר עבורו:

בקש מהלקוחות שלך כל תיעוד שיש להם על הדמוגרפיה העיקרית של היעד שלהם וקבל מידע לגבי מי הם מתארים שישתתף באירוע הזה. נתח את המעקב אחר המדיה החברתית הקיימת של הלקוח שלך כדי ליצור פרסונת יעד לפסטיבל שלך. בנה את סדר היום שלך סביב התומכים הגדולים ביותר שלהם כדי להבטיח נוכחות גבוהה ברשת הקיימת שלהם.

6. צור תוכנית קידום אירוע ומכירת כרטיסים בעלת השפעה גבוהה.

תעדוף שיווק דיגיטלי [1] על פני שיווק לא מקוון. זה חסכוני יותר, קל יותר למדידה ומשאיר מקום לניסויים הודות למשוב בזמן אמת.

לאחר מכן, התאם את אסטרטגיית ההסברה שלך כך שתכלול קהילות מקוונות שבהן הן כבר מסתובבות, כגון עמוד משנה של Reddit ללהקה שאתה הולך להציע. או בלוג נישה על תשוקה משלימה שיש לקהל שלך.

השתמש בכלים כגון Cvent Flex כדי להפוך את ההרשמה לפסטיבל לפשוטה באמת. לחלופין, השתמש ב-Ticketstripe, Vendini או Ticketfly כדי לפקח מהיכן מגיעים הלידים שלך, לקבל תשלומים ולמכור משתתפים במכירות מוגברת של חבילות דלוקס והזדמנויות VIP.

7. מצא את המקום המושלם:

חקור פסטיבלי מוזיקה דומים ואירועים קשורים שקרו באזור שלך בשנתיים האחרונות כדי לראות באילו מקומות הם פוקדים. רוב הסיכויים שקהל היעד שלך כבר מכיר ואוהב את החלל, מה שיכול לדחוף אותם מעבר לקצה כשהם קונים כרטיסים מכיוון שהם לשייך באופן חיובי את האירוע שלך לאחרים שהם ראו שם. בדוק את המקומות הזמינים ברשת הספקים של Cvent. בנוסף, השתמש ב-Kapow כדי למצוא חללים לא שגרתיים כגון גגות וכנסיות משופצות.

לאחר מכן, צא לסיורים באתר בשניים או שלושת המיקומים המובילים שלך. שקול את העלות, הקיבולת, המיקום, העיצוב, הפריסה וציוד ה-A/V הזמין. צלם הרבה תמונות לעיון ושאל את רכז המקום אם הם זמינים להדריך אותך כיצד פסטיבלי מוזיקה נעשים בדרך כלל בחלל הזה. השתמש בכלי כגון טבלאות חברתיות כדי לתכנן את הפריסה שלך ולהשוות תוכניות קומה זו לצד זו לפני שאתה מבצע את הבחירה הסופית שלך. כמו כן, שקול אפשרויות חניה לצוות ולמשתתפים בתוספת אזורי טעינה וטעינה עבור כל פעולה.

8. נותני חסות לפסטיבל פיץ':

התחל עם נותני חסות לאירועים ללקוחות שלך כבר יש קשרים איתם. מותגי דוא"ל קרים שקהל היעד שלך כבר מכיר ואוהב עם חבילת פיץ' הכוללת הטבות קונקרטיות בעלות ערך גבוה שהם יקבלו אם ישתפו פעולה עם פסטיבל המוזיקה שלך. השתמש בתמריצים פופולריים כגון חסויות ספציפיות ללהקות, חסויות של תרומות או חסויות על שטחי טרקלין VIP, או שטח דוכני סחורה.

9. לשכור ספקים וצוות אירועים.

מצא ספקים שיכולים לעזור לכוון חניה, להקים ולהוריד את המקום, לספק אבטחה במקום, להפעיל צ'ק-אין ולאייש עמדות עזרה ראשונה. התקשר עם ספקי תחנת מים ושירותים נוספים אם במקום שלך יש פחות מ-1 לכל 100 נשים או 1 לכל 250 גברים, בנוסף לאפשרויות נגישות לכל המינים.

שותפו לחברת קייטרינג לערבב משקאות ולהגיש אוכל לאורחים לאורך כל הפסטיבל. בחר משאיות מזון אם אתה רוצה לנצל את היתרונות של מותגים מקומיים מפורסמים ולקבל מקום נחמד לפיקניק לארח בו הכל.

הזמינו תקליטנים לבידור בין המופעים וכלול פעילויות נינוחות כמו חנויות פופ אפ או משחקי קרנבל, כאשר הקהל שלכם זקוק להפסקה קטנה מהאקשן המרכזי.

10. השכרת ציוד AV נוסף:

תפרנס על השכרות באיכות גבוהה אם המקום שלך עדיין לא מספק ציוד כדי להרשים את המשתתפים עם חווית קונצרט יקרת ערך. התייעץ עם חברת ההשכרה שלך כדי לראות אילו ציוד הם חושבים שאתה צריך עבור המקום ולכל להקה. בקשו מהמבצעים לספק רשימה של כל ציוד נוסף שהם צריכים להופעה. ייתכן שתגלו שהם מוכנים להביא את רוב הציוד שלהם ורק צריכים גישה למגברים ביום.

11. תכננו את עיצוב המקום, התאורה, השילוט וההגנה על מזג האוויר.

השתמש בנושא ובסגנון המקום שלך כדי לטפל ברוב התפאורה עבורך. הפעל אפשרויות תאורה על ידי הלהקות שלך כדי לראות מה יש להן בראש עבור עיצובים, ולאחר מכן עבד עם איש מקצוע תאורת המקום שלך כדי לעשות איתם חזרה מהירה מבעוד מועד.

הצב כרזות הכוונה לאורך החלק העליון של הכניסות והיציאות כדי לסייע בהכוונת תנועה במקומות מרובי חללים. הוסף לוגו של נותני חסות לרקע הבמה שלך והקפד לכלול את שמות החברה של הלקוחות שלך על כל אוהלים, מרקיזה או שלטי חוצות זמינים. יש לשכור אוהלים לגיבוי ותוכנית פריסה חלופית לכל בעיה הקשורה למזג האוויר.

12. שמרו על תקציב פסטיבל האירועים שלכם נמוך:

הסר שיווק לא מקוון, השתמש במקומות לא שגרתיים והזמינו שילוב של להקות קטנות ומשלימות להקיף את הכותרת הראשית שלך כדי לחסוך כסף בפסטיבל המוזיקה שלך.

תכנן את הפסטיבל הטוב ביותר אי פעם עם סדר היום והקייטרינג הנכונים לאירועים:

עכשיו אתה יודע את התהליך צעד אחר צעד כיצד לתכנן את הפסטיבל הטוב ביותר עבור הלקוחות שלך. שלבו את הידע החדש שלכם על תקציבי פסטיבלים ורעיונות קייטרינג יצירתיים עם כמה טיפים מקצועיים לעיצוב סדר יום אירועים, בתוספת מדריך חסין תקלות לשכירת קייטרינג לאירועים שיהפוך את פסטיבל המוזיקה שלכם לחבילה השלמה.

קרא גם על "איך ליהנות מפסטיבלי מוזיקה" כאן.